Betonzavod-oreol.ru

Деньги и бизнес
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как оптимизировать работу руководителя

7 советов по повышению эффективности руководителя

На правах рекламы

В условиях постоянно возрастающей конкуренции как на рынках товаров и услуг, так и в сфере трудоустройства большинство руководителей разных уровней задаются вопросом повышения личной эффективности. Умение успевать больше и достигать максимального количества поставленных целей без ущерба здоровью и личному времени – это возможность обеспечить стабильный рост и развитие не только своей компании, но и самого себя.

Для повышения собственной эффективности руководителям необходимо постоянно заниматься развитием управленческих, коммуникативных навыков и самоорганизацией. Вот несколько советов, следуя которым можно заметно улучшить собственный уровень, не прибегая при этом к услугам дорогостоящих бизнес-тренеров и консультантов.

Управленческие навыки

1. Планирование и целеполагание

У вашей компании есть стратегия? Вашей команде понятно, куда надо двигаться? В основе любой успешной деятельности лежит постановка целей, то есть обозначение того ориентира, на который вы и ваша команда должны будете равняться. Именно относительно поставленных целей можно судить о рациональности и необходимости тех или иных шагов. Цели должны быть реалистичными, измеримыми и достижимыми. Следует учитывать, что слишком легкие цели расслабляют людей, равно как и слишком отдаленные и туманные. Вы достигнете наилучшего результата, если позволите своим подчиненным не просто участвовать в формулировке целей, но и ставить их перед собой самостоятельно.

2. Постановка задач

После того как вы определили ориентиры и построили долгосрочные планы, распределите обязанности, обозначьте задачи и назначьте ответственных. При формулировке задач следует придерживаться тех же принципов, что и в постановке целей. Задачи должны быть максимально ясными и четкими, измеримыми (люди должны понимать, по какому принципу будет оцениваться результат их работы), достижимыми (сотрудникам необходимо объяснить, за счет чего задача может быть решена), актуальными (задача должна соотноситься с конечной целью) и ограниченными во времени.

3. Контроль

Контроль выполнения – неотъемлемая часть любой задачи, о которой, к сожалению, многие руководители забывают. Зачастую бесконтрольная деятельность неэффективна. У большинства сотрудников любой отдельно взятой команды не хватит достаточного уровня самоорганизации и самомотивации для стабильной работы в отсутствие контроля сверху.

4. Делегирование

Делегирование полномочий – не слабость и беспомощность, как некоторые руководители думают, а острая необходимость разгрузить себя от рутинной работы в пользу более эффективного применения собственных навыков и знаний. При делегировании важно помнить о том, что каждый должен делать свою работу. Распределяйте задачи, четко разграничивая функции и обязанности сотрудников, не допуская дублирования. Порученная одновременно двум людям задача с большей вероятностью не будет выполнена.

Навыки самоорганизации

5. Управление временем

Успех руководителя напрямую зависит от того, как он умеет распоряжаться своим временем. Для начала необходимо проанализировать свой подход к работе и выявить те зоны и сферы, которые съедают больше всего времени. В большинстве случаев проблемы в постоянном переключении между задачами и письмами, а также в отсутствии фокусировки на чем-то конкретном.

Возьмите за правило составлять план дел на день/неделю вперед, держите этот список перед глазами и выполняйте его согласно выставленным приоритетам. Важна регулярность. В дальнейшем вы привыкните фокусироваться на конкретной задаче и действовать не отвлекаясь.

6. Структурирование информации

80% корпоративной информации – это неструктурированный контент, а 30% времени сотрудника в среднем тратится на поиск нужной информации.

Согласно многочисленным исследованиям, объем информации, аккумулируемой компаниями, удваивается каждые 18 месяцев. Такой рост объясняется в том числе распространением новых типов данных, в частности звуковой и видеоинформации. В этих условиях необходимо обеспечивать и поддерживать порядок в документах и других видах информации.

7. Саморазвитие

Сложно переоценить значимость саморазвития – это и расширение возможностей выбора, с кем и где работать, повышение уровня доходов и просто уверенность в завтрашнем дне. Саморазвитие необходимо в том числе для того, чтобы овладеть всеми вышеперечисленными качествами и навыками.

Что делать? Читайте больше и регулярно. Знакомьтесь с опытом успешных людей в вашей и других сферах. Старайтесь окружить себя целеустремленными и позитивными людьми. Фиксируйте новые идеи и воплощайте их в жизнь. Что бы вы ни делали, и в этом вопросе важна регулярность и последовательность. Уделяйте самосовершенствованию хотя бы полчаса в день, и уже через 3–6 месяцев будут заметны первые результаты.

Коммуникативные навыки

Среди ключевых коммуникативных навыков, необходимых руководителю, стоит выделить:

  • публичные выступления и умение презентовать себя;
  • активное слушание;
  • проведение переговоров и совещаний;
  • установление контактов.

В реализации всех намеченных в этой статье советов идеально помогают различные приложения и программы — таск-менеджеры и системы управления проектами. С их помощью можно ставить цели и задачи, отслеживать эффективность работы сотрудников, ход выполнения поручений по проектам, обмениваться информацией и файлами, вести интерактивное обсуждение.

Одной из таких программ является и онлайн система управления проектами TeamBridge.

TeamBridge – облачный сервис, поэтому использовать его вы можете из любой точки, где есть Интернет.

Система управления проектами TeamBridge предназначена для:

  • директоров и собственников небольших и средних компаний
  • руководителей команд, отделов и подразделений
  • для всех тех, кто хочет навести порядок в делах, задачах и в управлении личными и бизнес проектами.

Удобная мобильная версия позволит быть в курсе рабочих процессов, даже если вы находитесь вне офиса. Мы разрабатывали TeamBridge, принимая во внимание занятость людей и современный ритм жизни. Именно поэтому все интерфейсы системы наглядны, а ее логика предельно проста.

Материал подготовлен авторами сайта www.teambridge.ru
Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Как повысить эффективность работы руководителя?

Многие руководители жалуются на высокую загрузку, нехватку времени, хроническую усталость. Но в процессе общения выясняется, что они часто выполняют не свойственные руководителю задачи: дают указания сантехнику, как чинить водопровод, разбирают склад, покупают продукты питания для сотрудников и т.д. Каковы причины повышенной загрузки отдельных руководителей? Как более рационально подходить к расходованию своего времени? Каким образом можно делегировать часть задач подчиненным? Попытаемся ответить на эти и другие вопросы, связанные с повышением эффективности работы руководителей.

Причинами повышенной загрузки руководителей становятся, как правило:

убежденность, что никто правильно ничего не сделает;

неумение четко формулировать задания подчиненным;

неумение и нежелание расставлять приоритетность (ранжировку) решаемых задач.

Выходом из ситуации могут стать классификация и анализ расходования времени руководителя, определение резервов времени и делегирование задач.

В области управления рабочим временем накоплен большой опыт, который помогает при создании индивидуальной системы анализа и планирования дня.

Что полезного для руководителей было разработано в теории и практике научной организации труда?

В советский период большое внимание планированию времени уделяли ученые и инженеры, разрабатывая продуктивные подходы. Так, например, известно, что биолог А.А. Любищев на протяжении 56 лет (с 1916 г., когда ему было 26 лет, по 1972 г.) вел учет расхода времени с точностью в десять минут, ежемесячно составляя сводку времени и ежегодно подводя годовой баланс. В рамках этого подхода к рационализации рабочего времени, именуемого «системой Любищева» ежедневно учитывались:

Читать еще:  Енвд на строительные работы для ип

основная творческая работа;

вспомогательная творческая работа;

чтение научно-технической литературы;

чтение художественной литературы;

чтение газет, новости;

Делалось это для подсчета потерь времени и выяснения причин их возникновения. Он старался выявить резервы времени, используемые непродуктивно. Ему удавалось с высокой точностью оценить любую предстоящую работу, выбирать наиболее эффективные способы ее выполнения, путем сравнения затрат времени на ее выполнение разными способами. Из года в год потери времени сокращались, планирование становилось точнее. В последние 20 лет жизни Любищев работал более продуктивно, чем в молодости. Среди ученых и инженеров того времени эта система приобрела популярность и активно использовалась.

В литературе 60—80-х гг. прошлого века, посвященной вопросам научной организации труда (НОТ), предлагается проводить оптимизацию рабочего времени с помощью фотографии рабочего времени (ФРВ), именуемой также фотографией рабочего дня (ФРД). Руководителем ФРВ может применяться в форме самофотографии. Цель применения методики — получить фактичекий баланс рабочего времени, установить содержание и продолжительность отдельных видов потерь рабочего времени и выработать необходимые мероприятия по их ликвидации. Это позволяет сформировать рациональный баланс рабочего времени.

При составлении эффективного плана своих целей и задач можно воспользоваться матрицей планирования Дуайта Эйзенхауэра, 34-го президента США. Матрица предусматривает четыре варианта комбинаций по следующим параметрам: срочное, несрочное, важное, неважное. Используя этот инструмент для оптимизации деятельности, нужно ставить список этих обозначений напротив каждого дела и оценивать временные затраты, требующиеся для их выполнения. Затем сортировать дела по степени важности и, делегировав или отбросив неважное, сосредоточиться на главном.

Тайм-менеджмент (ТМ) становится все более и более популярным инструментом организации своего личного, рабочего и корпоративного времени. ТМ, как и прочие инструменты управления временем, предлагает структурировать ежедневные задачи на категории: «жесткие» задачи, «гибкие» и «бюджетируемые». «Жесткие» задачи имеют конкретную, жесткую привязку ко времени. У «гибких» нет четкой привязки ко времени, но и они имеют срок исполнения и ту или иную степень важности. Эти задачи важно организовать в удобную систему и расставить приоритеты. «Бюджетируемые» задачи — разновидность «гибких». Основное отличие в том, что эти задачи требуют значительного временного ресурса. Например, такие «гибкие» дела, как «передать документы Марине», «позвонить в компанию Х», не требуют значительных временных затрат. А вот для того, чтобы написать годовой отчет или подготовить презентацию, вероятно, понадобится много времени. Задачу относят к категории «бюджетируемые» в том случае, если она занимает больше часа.

Для организации задач в удобную и понятную систему слева вдоль линейки со временем записывают «жесткие» задачи, в пробелы между ними — «бюджетируемые». Хотя время для «бюджетируемых» задач будет несколько относительным: планы могут меняться или возникать неожиданные обстоятельства. Справа выписывают «гибкие» задачи в порядке приоритетности для выполнения их в промежутках между «жесткими». Для большего удобства в схеме можно использовать цветовую интерпретацию важности задач. Такой план составляют на завтрашний день. В электронном планировщике можно установить напоминания по важнейшим событиям дня. Это может быть удобно и косвенным образом. Когда срабатывает напоминание, удобнее, скажем, прервать беседу, извинившись и объяснив обстоятельства, удалиться.

Возможно «контекстное» планирование. Существует ряд задач, выполнение которых возможно только при наличии тех или иных условий. Например, позвонит поставщик — задать вопросы. Для планирования подобных задач можно выделить несколько страниц с типичными контекстами (один лист — один контекст), чтобы при возникновении нужных обстоятельств, не забыть ни о чем.

При необходимости оптимизации рабочего времени — при переработках, усталости — из множества «гибких» задач необходимо выделить главные, возможно, по схеме, предложенной Эйзенхауэром. Если приходится выбирать между двумя делами, то к исполнению примем наиболее срочное, а не наиболее важное. Интересно, что вопрос приоритетов — во многом личное дело.

Удобно планировать время выполнения работ с временны´м лагом, то есть назначать дедлайн (крайний срок) и редлайн (планируемый срок). Такой способ планирования оставляет резерв времени в случае непредвиденных ситуаций и дает возможность избегать авральной работы.

Если руководителю удается, используя вышеперечисленные методики, создать рациональную систему расходования своего времени, то оно будет тратиться на главное, появится чувство уверенности и стабильности.

Какие проблемы чаще всего встречаются в организации труда руководителей?

Приведем реальный пример работы со временем руководителя малого торгово-розничного предприятия 1 .

1. Краткое описание малого предприятия:

Вид деятельности: торговля и сдача в аренду строительного инструмента.

Сотрудники предприятия (три человека): руководитель-собственник, два продавца.

Обязанности руководителя: формирование ассортимента, менеджмент поставок, ведение отчетности, контроль деятельности предприятия и др.

Обязанности продавцов (работают посменно): работа с покупателями, рекомендации по необходимости поставок.

Необходимость мероприятий по повышению эффективности работы руководителя обусловлена постоянным превышением обоснованной физиологической нормы времени на работу (восьмичасовой рабочий день), повышенной утомляемостью руководителя, хронической нервной напряженностью. Ставилась задача сокращения рабочего дня руководителя.

2. Предварительная оценка ситуации.

Наблюдение рабочего дня руководителя (индивидуального предпринимателя) было проведено в форме индивидуальной самофотографии. Метод — непрерывное наблюдение. Точность замеров — ±5 мин. Наблюдательный лист фотографии рабочего времени (составленный самим предпринимателем) представлен в табл. 1.

Оптимизация деятельности предприятия: как снизить издержки и получать больше прибыли

Успешный бизнес извлекает максимум прибыли при минимальных издержках.

В том случае, если:

Прибыль от бизнеса вас не удовлетворяет;

Растут издержки;

Клиенты уходят к конкурентам;

Наблюдается текучесть кадров;

Вам кажется, что вы много вкладываете и мало получаете:

попробуйте оптимизировать деятельность организации.

О том, кому и зачем нужна оптимизация деятельности предприятия; как использовать различные методы оптимизации, чтобы снизить затраты и получать больше прибыли, – рассказал директор антикризисной группы Сергей Стороженко.

Читайте до конца, и вы узнаете:

Зачем оптимизировать деятельность предприятия

Как определить, что компании нужна оптимизация

Несколько примеров неправильных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги

Какие методы оптимизации самые эффективные

Каких ошибок следует избегать, чтобы получить положительный результат

Кому доверить работу по оптимизации

Нет времени читать? – Задайте свой вопрос по оптимизации предприятия прямо сейчас и получите готовое решение от эксперта:

Хочу получить эффективный план оптимизации, чтобы увеличить прибыль

Зачем оптимизировать деятельность предприятия

Повышение эффективности до запланированного уровня финансовых показателей (и их дальнейший рост) – основная и конечная цель оптимизации деятельности предприятия.

Попутно, внедряя системные методы оптимизации, компания получает следующие выгоды:

Совершенствуется система управления, исключается дублирование функций

Повышается «прозрачность» внутренних организационных и производственных процессов

Снижается уровень эмоционального напряжения руководства и сотрудников

Повышается лояльность персонала

Растут показатели производительности труда

Обеспечивается экономия средств фонда заработной платы

Налаживаются системы коммуникации

Денежные средства распределяются рационально, с максимальной отдачей

оптимизировать деятельность целесообразно на любом этапе развития организации, и даже в том случае, если финансовое положение компании, на первый взгляд, не вызывает опасений:

Читать еще:  Важные качества для работодателя

Низкая эффективность бизнеса в полной мере не осознается

Компания часто способна годами приносить стабильную прибыль, но «сыплется» по всем показателям в момент наступления кризиса или негативных форс-мажорных обстоятельств.

Узнать, как поможет оптимизация в моем случае

Как определить, что компании нужна оптимизация

Компании жизненно необходима оптимизация деятельности в следующих случаях:

Налицо дефицит денежных средств, низкая платежеспособность

Просрочена кредиторская задолженность, есть угроза наступления банкротства

Низкая финансовая устойчивость, высокая вероятность возникновения проблем с погашением долговых обязательств в будущем

Финансовое положение организации зависит от внешних источников инвестиционных вливаний

Снижен нормативный уровень показателей ликвидности

Низкая рентабельность — вложенный капитал не окупается

Снижается чистый оборотный капитал (вплоть до отрицательных показателей оборотного капитала)

Возникают частые внутрикорпоративные конфликты

Математически точно оценить финансовую эффективность работы организации можно с помощью расчета специальных коэффициентов. Их более двухсот*.

* Показатели и формулы расчета, рекомендуемые для анализа платежеспособности и финансовой устойчивости, можно найти в «Методологических рекомендациях по проведению анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций», например, на сайте «КонсультантПлюс».

Если производить расчеты представляется для вас слишком трудоемкой задачей, определить, что компании нужна оптимизация, можно «интуитивно».

Например, по следующим признакам:

Решения в компании принимаются крайне медленно

Осуществление стандартных рабочих операций требует значительных временных затрат, согласований

Результаты реализации решений существенно расходятся с запланированными — со знаком «минус»

Те или иные аспекты деятельности предприятия слабо поддаются контролю, либо контроль неэффективен

В компании растёт психологическое напряжение, связанное с недостаточной урегулированностью прав, обязанностей, разделением сфер ответственности.

Кроме того, оптимизация деятельности необходима не только при наличии проблем в компании, но и в том случае, если руководство принимает решение:

Повысить экономические показатели, включая производительность предприятия

Усовершенствовать качество обслуживания

Повысить конкурентоспособность на рынке

Модернизировать отдельные бизнес-процессы компании

Расширить бизнес и сферы влияния

Разработать стратегический план усовершенствования бизнеса с целью получения большей прибыли.

Узнать у эксперта, нужна ли оптимизация бизнеса в моем случае

Несколько примеров неэффективных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги

В числе причин неоправданных денежных затрат и снижения эффективности бизнеса — пороки структуры управления.

В компании зоны ответственности двух и более равноправных собственника совпадают или пересекаются. Часть распоряжений конфликтуют между собой: на следующий уровень управления поступают противоречивые команды руководителей («переводить полную оплату – переводить оплату частями», «нанять независимых внешних экспертов – обойтись силами штатных специалистов», и т. д.). В результате распоряжения выполняются с задержкой, дополнительные согласования требуют временных затрат, ухудшается эмоциональный климат в коллективе, возможны ухудшения во взаимоотношениях с клиентами и контрагентами. В случае конкуренции между партнерами, персонал разбивается на враждебно настроенные группировки, что негативно сказывается на работе компании.

В ходе аудита компании выяснилось, что накладные выписываются товароведами, затем документы направляются на проверку в отдел бухгалтерии, – два отдела выполняют одну и ту же работу.

Работники отдела продаж самостоятельно занимаются поиском товара по запросу клиента, вместо того, чтобы сразу передавать заказ в отдел снабжения

В организации более 40%
высокооплачиваемого времени директора затрачивалось на сдачу бухгалтерской отчетности, получение и отсылку документов по почте, получение платежных документов в банке и прочую работу, которую может выполнять неквалифицированный работник по доверенности.

Станочники завода по изготовлению летательных аппаратов 4 разряда ежедневно привлекаются на разгрузочно-погрузочные работы. Производство деталей на это время приостанавливается.

Менеджер по продажам компании-автодилера самостоятельно занимается составлением плана продаж, написанием коммерческих предложений и составлением отчетов результативности.

Контроль эффективности деятельности строительной организации руководство поручает недостаточно квалифицированным штатным сотрудникам. В результате компания теряет до 25-35% прибыли ежегодно.

Какие методы оптимизации самые эффективные

Вот наиболее эффективные методы, позволяющие увеличить прибыльность бизнеса**:

**Методы оптимизации деятельности предприятия весьма разнообразны и выбираются в зависимости от индивидуальных особенностей конкретной организации.

Снижение затрат достигается комплексом мер, в числе которых: оптимизация производства, работа с персоналом, налоговое планирование и оптимизация, пересмотр инвестиционных и операционных расходов, реструктуризация кредитного портфеля, автоматизация операций и другие.

Снижение затрат стоит начать с административных издержек. К примеру, можно существенно сэкономить на оплате корпоративной мобильной связи, предусмотреть ответственность за использование служебного автотранспорта в личных целях, исключить случаи хищение топлива с помощью привлечения охранной службы.

Еще одна весомая статья расходов – это аренда. Затраты на аренду могут достигать 50% всей суммы операционных расходов и более.

Сэкономить на аренде можно с помощью грамотного проведения переговоров с арендодателем. Например, представив сводную таблицу со списком аналогичных помещений с ценой существенно ниже заявленной в текущем договоре.

Обязательно стоит воспользоваться законными методами налогового планирования и оптимизации. Оптимизация налогов позволяет снизить сумму отчислений до 50% и более.

Оптимизация организационной структуры

Оптимизация организационной структуры проводится с целью устранить противоречия и дублирование функций во внутрикорпоративных взаимодействиях, повысить прозрачность и эффективность рабочих процессов.

Упрощение организационной структуры приводит к повышению её управляемости. Сокращение неэффективных звеньев цепи управления – к снижению затрат.

Модернизация процессов производства

Оптимизация производственных процессов позволяет добиться улучшения показателей производительности труда, увеличить прибыль.

Это достигается с помощью: сокращения объёмов технологических потерь, внедрения безотходного производства, автоматизации операций, снижения непроизводственных простоев оборудования, повышения квалификации персонала, применения инноваций, результатов научно-технического прогресса и т. д.

Усиление и оптимизация контроля

Контроль – это необходимая комплексная функция в любой организации, которая позволяет своевременно обнаружить отклонения от плана, стимулировать качественное выполнение поставленных задач и рабочих процессов на всех уровнях.

Результат усиления и оптимизации контроля – выстраивание системы управления, основанной на инициативности и ответственности сотрудников, которая неизбежно приведет к повышению экономической эффективности.

Усиление маркетинговых коммуникаций

Невозможно переоценить роль оптимизации системы маркетинга в условиях конкурентной среды. Нестандартные маркетинговые решения позволяют многократно повысить спрос на услуги, увеличить объёмы сбыта товара, создать положительную репутацию на рынке и в бизнес-среде.

Для достижения максимального эффекта используются все доступные каналы маркетингового продвижения – оff-line и on-line рекламу, личный сайт, публикации в СМИ, проведение встреч и семинаров и т. д.

Какие методы оптимизации бизнеса помогут в моем случае?

SMART-задачи для руководителя как способ оптимизации работы

Выработка и постановка цели – это рождение проекта, определение пути развития предприятия. Донести смысл бизнес-идеи до коллектива является обязанностью руководителя. Но предварительно он должен определиться со своей целью, от правильной выработки которой зависит дальнейшая судьба компании.

Значение целеполагания для руководителя

Добиться значимых результатов под силу команде, в которой каждый знает и исполняет свои обязанности, функции, цели. В том числе и руководитель.

Круг его обязанностей весьма обширен: контроль за работой персонала, деловые встречи, взаимодействие с контролирующими организациями. Постановка целей позволяет своевременно справляться с нагрузкой, оптимизировать работу как топ-менеджера, так и всего бизнеса.

Отличным помощником в деле планирования является технология SMART.

Читать еще:  Описание профессиональных качеств работника

Чек-лист постановки целей по SMART

  1. SWOT-анализ
  2. Метод декомпозиции
  3. Метод SMART
  4. Цикл Деминга

SWOT-анализ – метод стратегического планирования

Для выработки стратегии дальнейшего развития бизнеса важно оценить в комплексе внутренние и внешние показатели. Основу SWOT-анализа составляют четыре категории: сила, слабость, проблемы, возможности.

Это, с одной стороны, факторы, тормозящие развитие бизнеса. С другой, обстоятельства, способствующие его прогрессу.

Сила и слабость относятся к факторам внутренней среды. Определяются отношением к конкурентам: сильные стороны те, которые конкурентоспособны. Если конкурентоспособность низкая, это слабые стороны. Компания в состоянии повлиять на данные показатели.

Факторы внешней среды – возможности и проблемы. Возможности имеют благотворное влияние на бизнес, например, льготные кредиты в банках. Риски действуют отрицательно, допустим, падение курса рубля приводит к повышению себестоимости продукции.

  • оценить текущее положение дел в компании;
  • выявить проблемы существующие и потенциальные;
  • эффективно распределить ресурсы;
  • определить приоритеты в развитии компании.

При SWOT-анализе следует не просто выявить внешние и внутренние факторы, но и распределить их по значимости. Наименее важные можно не учитывать.

Метод декомпозиции

Работа данной методики заключается в разделении одной большой задачи на серию меньших. Результат не меняется, но путь к нему становится легче, а зачастую, и быстрее.

Декомпозиция может быть многоуровневой. Задачи верхнего уровня разбиваются на меньшие; те, в свою очередь, делятся на еще более мелкие.

Удобно применять метод декомпенсации при планировании. При замещении крупной цели на несколько меньших становится понятно, какие действия и в какой последовательности следует выполнять.

Пример из жизни. Владелец предприятия по производству кондитерских изделий решил увеличить прибыль за счет повышения продаж. Была проведена декомпенсация цели.

Повышение продаж разбили на две меньших задачи: увеличение количества звонков менеджеров и усиление рекламной кампании. В свою очередь, увеличение количества звонков подразделили еще на насколько задач:

– создать комфортные условия для переговоров – установить перегородки между сотрудниками, заменить телефонные трубки на наушники;

– интегрировать CRM с IP-телефонией для прослушивания звонков;

– подключить сервис «Скорозвон».

Усиление рекламной компании тоже поделили:

– разместить рекламные баннеры в социальных сетях «ВКонтакте», «Facebook»;

– выпустить сувенирную продукцию с логотипом компании;

– использовать рекламу в салонах транспортных средств.

SMART – умный инструмент целеполагания

Конкретная, измеряемая, выполнимая, актуальная, ограниченная по времени – набор критериев, используемых для выработки цели. Кроме того, это перевод английских слов, начальные буквы которых создают аббревиатуру SMART. Знаменателен перевод слова smart: смекалистый, умный.

Технология позволяет оценить выгоду и значимость цели, способы ее достижения. Выявить ранее незаметные нюансы и возможные препятствия при выполнении планируемой задачи.

Выработка цели для руководителя по технологии SMART

Процесс выбора цели проходит в 5 этапов.

  1. Specific, или конкретизация цели. Вопросы: Какой должен быть результат? Что необходимо достигнуть? Задача должна быть определена детально, понятными словами.

Руководителю отдела продаж и директору по маркетингу поставлена цель: «увеличить чистую прибыль на 25%».

  1. Measurable, или измеримость цели. Вопросы: Как понять, что цель достигнута? В чем будет производиться измерение результата? Если это количественный показатель, то определяют единицу измерения. При качественном ищут эталон отношения к чему-либо.

В данном примере к записям добавили: «относительно чистой прибыли текущего квартала».

  1. Ambitious. Имеет несколько переводов: агрессивность, достижимость, амбициозность. Означает, что цель одновременно должна быть и амбициозной, и достижимой.

Вопросы: Реально ли выполнение поставленной задачи? Достаточно ли ресурсов для достижения желаемого результата?

Постановка цели для руководителя отдела продаж увеличилась на фразу: «за счет увеличения количества звонков», для директора по маркетингу «за счет усиления рекламной кампании».

  1. Relevant. Важность, реалистичность цели. Этап дополнительной проверки. Вопросы: Для чего нужно достижение цели? Насколько значимо то, к чему ведет целеполагание?
  1. Time bound. Ограниченность цели во времени. Вопросы: В какие сроки цель должна быть достигнута? Когда должен быть получен результат?

Без временных ориентиров решение задачи труднодостижимо. Указание конкретных сроков является побуждающим фактором.

Полный текст целепланирования для руководителя по продажам стал выглядеть так: «Увеличить чистую прибыль на 25 % относительно чистой прибыли текущего квартала за счет увеличения количества звонков в целях повышения лидогенерации. Срок исполнения – второй квартал текущего года».

У директора по маркетингу разница в формулировке состояла лишь в фразе «за счет усиления рекламной кампании».

Цикл Деминга

Цикл Деминга считается инструментом управления качеством. Он представлен четырьмя этапами, которые, замыкаясь, образуют круг.

Цикл Деминга помогает:

  • оптимизировать рабочий процесс;
  • повысить качество продукции;
  • улучшить технику продаж.

Применяется данная методика при внедрении новых технологий, при падении продаж, для обучения продавцов.

  • Планирование. На этом этапе вырабатывается цель изменения. Выясняются проблемы, мешающие достичь цели; причины проблем и методы их устранения. Проводится анализ ситуации на общекомандном мероприятии, чтобы картина составилась как можно более полной. Принимается план, оговариваются пути и сроки его реализации, назначаются ответственные.

Руководитель отдела продаж и директор по маркетингу провели собрания, обсудили с сотрудниками новый этап развития.

  • Действие. Этап реализации запланированных мер. Период обучения персонала, согласование необходимых действий. Изменения начинаются с небольших тестирований. Полученные результаты записываются. Управленцы контролируют процесс выполнения изменений, делают регулярный анализ. Выявляют узкие места.

Руководитель отдела продаж обратил внимание, что внедрение изменений не принесло ожидаемых результатов. Прослушивание телефонных звонков показало следующее. Один менеджер не умеет отрабатывать возражения клиентов. Другой терпит неудачи по причине плохого знания продукции.

  • Проверка. Контроль исполнения плана, сравнение полученных данных с ожидаемыми. Если процесс улучшился, нужно понять, почему это произошло. При неожиданном результате необходимо выяснить, почему не получилось предвидеть такой итог.

Это самый важный этап в цикле: надо досконально изучить результаты, чтобы повысить вероятность внедрения изменений и уменьшить появление ошибок.

Руководитель провел анализ, сделал выводы. Неутешительный результат явился следствием того, что в компании давно не проводилось тестирование менеджеров на профессиональную пригодность.

  • Корректировка. Проводится анализ полученных данных и сравнение их с запланированными целями. При успешном результате круг Деминга становится постоянным, дополняется улучшениями. Если результат неудовлетворительный, следует провести работу над ошибками и начать с первого пункта.

В отделе продаж провели тестирование для оценки уровня профпригодности менеджеров. И вернулись на этап «Планирование». Отдел маркетинга справился с возложенными на них задачами удовлетворительно и тоже отправился на первый этап.

Корректировку не обязательно проводить только в конце оговоренного срока. Нужно делать это периодически, даже если кажется, что дела идут хорошо. При необходимости придется менять план и начинать с первого пункта.

Положительные стороны целеполагания по SMART для руководителя

  • Определяется действительное состояние дел в компании.
  • Выявляется истинная значимость поставленной задачи.
  • Обозначается выгода от достижения целей.
  • Определяется наличие ресурсов.

К руководителю предъявляются особые требования. Он должен уметь справляться с многочисленными обязанностями, быть примером для сотрудников. Соответствовать подобным параметрам поможет планирование по технологии SMART. Грамотное определение целей и путей их достижения позволит стать настоящим лидером.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
×
×